CODIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN EN ALMACENES

¿Qué es codificación?

La codificación es el acto y el resultado de codificar. Este verbo, por su parte, puede aludir a modificar la expresión de un mensaje o a registrar algo a través de las reglas de un código. También puede referirse a la formación de un cuerpo de leyes que se constituye como un sistema.

Para entender qué es la codificación, por lo tanto, primero debe quedar en claro qué es un código.

¿Qué es código?

Se trata de una combinación de signos (números, letras, etc.) que tiene un cierto valor en el marco de un sistema o que posibilita la reformulación y la comprensión de un mensaje secreto. Los códigos también son recopilaciones de leyes.

En un sistema de comunicación, los elementos clave son:

• EMISOR ¿quién envía el mensaje?
• RECEPTOR ¿para quién es el mensaje?
• MENSAJE ¿qué queremos enviar?

El mensaje es codificado por el emisor y decodificado por el receptor. El ejemplo más simple de una codificación es el lenguaje humano, el cuál presenta varios códigos (los diferentes idiomas), el receptor entiende el mensaje sólo si sabe decodificarlo. El medio por el que se transmite el mensaje es el CANAL (¿cómo?), en el ejemplo del lenguaje, el canal es aire.

Una codificación implica la conversión de sistemas de datos, haciendo que los datos resultantes sean equivalentes a los originales. En el caso de la codificación digital, consiste en traducir valores de tensión eléctrica al sistema binario: así la señal analógica pasa a escribirse como ceros y unos.

En el terreno del derecho, las codificaciones son recopilaciones jurídicas que se emplean para administrar justicia. Un código civil y un código penal son el resultado de un proceso de codificación. Estos códigos ordenan y sistematizan las normas y tipifican los delitos, eliminando lagunas jurídicas y redundancias.

Por qué es importante clasificar y codificar los productos

La clasificación y codificación de productos es un elemento clave en la gestión de inventario y la gestión de almacén. Si no se hace de manera adecuada o se cometen errores, es posible que se pierdan productos, o no se tenga constancia de lo que realmente se tiene.

Y no olvidemos que las mercancías que dispones en tu almacén son un activo de tu empresa. Pueden convertirse fácilmente en dinero líquido (vendiéndolas), a diferencia de otros activos. No tener claro cuántos productos tienes en este momento no es por tanto nada conveniente y no ayudará en nada a que puedas hacer el inventario.

Llevar una buena clasificación y codificación de productos es necesario por muchas razones:

• Te ayuda a conocer mejor tu negocio. Puedes saber en qué estado te encuentras, qué has vendido y qué no, cuánto espacio necesitas para almacenar los productos que tienes contigo, etc.


• Te permite automatizar tu gestión de catálogo y ventas. Cuando alguien compra un producto en tu tienda física, puedes utilizar un lector de códigos de barras para identificar el producto y llevar a cabo la venta. Automáticamente, toda esta información queda registrada en tu sistema ERP y tu catálogo tiene un producto menos en stock.


• Te ayuda a tomar mejores decisiones. Cuando tienes claro lo que tienes, es mucho más fácil tomar una decisión de compra, o abstenerse de comprar más de un determinado producto. Debes poder tener este área de tu negocio digitalizada.


• Es más productivo. Para empezar, no tienes que saber ni apuntar cuántos productos te quedan de algo, ni tampoco ir escribiendo código por código en pegatinas y pegándolos en los productos. Puedes imprimir etiquetas de manera mucho más estandarizada y profesional con un ERP con sistema TPV y gestión de almacén.


• Llevas una mejor gestión. Al tener un mejor control de los productos, se pierden menos ítems, y también se estropean menos porque los tienes mejor clasificados. Todo esto tiene también implicaciones en los costes.


• Mejor gestión de pedidos. Si clasificas mejor los productos de tu tienda, el proceso de gestión de pedidos será mucho más rápido, profesional y eficaz. No te costará mucho trabajo encontrar los productos, la labor de logística será mucho más intuitiva y podrás prever accidentes en su gestión, así como llevar un mejor manejo de los tiempos.

Cómo codificar y clasificar los productos de tu tienda

Hay toda una ciencia detrás de la clasificación y codificación de productos. Debes tener en cuenta sin embargo que la única manera de hacerlo de manera profesional es utilizando un software. Muchas empresas no tienen un software que les permita imprimir etiquetas, o utilizan una caja registradora para sus operaciones. Otras tienen un ERP, pero está completamente obsoleto.

La mejor opción y la que nosotros te recomendamos es hacerte con un software ERP de gestión en la nube. Con esta herramienta podrás no sólo gestionar tu inventario y almacén, sino que además dispones de TPV, gestión de compras y ventas y posibilidad de incluso llevar la contabilidad de tu negocio con un módulo especializado.